Сложно бывает собрать себя и приступить к выполнению крупных задач. Накопившиеся дела пугают своим объёмом, и в буквальном смысле опускаются руки, появляется желание откладывать на потом. А гора нерешённых обязанностей копится, превращаясь в настоящий труднодоступный для покорения Эверест.
Современные методики по улучшению производительности труда предлагают много вариантов решения возникших трудностей. Некоторые были составлены на основе азиатских философских течений. Вобрали оттуда лучшие тенденции. Одна из них — японская концепция эффективности кайдзен.
Что включает в себя методика? Почему её с лёгкостью можно использовать в наведении порядка и даже в личных отношениях? Давайте разбираться.
Фото: Maxxa_Satori/istockphoto.com
Что такое кайдзен?
В переводе с японского кайдзен означает «изменения к лучшему». Концепция основана на непрерывном совершенствовании процессов производства, разработке вспомогательных бизнес-планов для сокращения времени на выполнение операций.
Кайдзен напоминает общеизвестную теорию «маленьких шагов». Концепция подразумевает непрерывный процесс действия, без отлагательств и отговорок. Задачи не копятся, а выполняются по мере возможностей. Пусть не сразу и не до конца, но с определённой периодичностью.
Схематически концепция напоминает план, написанный на бумаге. Каждый день вы выполняете пункты, прописанные в нём. Операции, которые необходимо сделать, постепенно входят в привычку и исполняются уже «на автомате». А каждый новый небольшой шаг приносит после весомые результаты.
История появления метода
Кайдзен был изобретён в конце Второй мировой войны в Японии как метод, позволяющий увеличить производительность труда сотрудников в компаниях. После исторических катастроф страна находилась в экономическом кризисе. Появилась потребность повысить конкурентоспособность на мировой арене.
В 1949 году японский учёный, профессор токийского университета Каору Исикава изобрёл методику управления качеством на производстве. Она стала прорывом, и о ней узнал весь мир. Сейчас её используют во многих крупных компаниях. Одной из первых, кто внедрил методику, была автомобильная корпорация Toyota.
Исикава понял, что для повышения спроса на товары необходимо работать с его свойствами. Сделать их наиболее выгодными по сравнению с остальными. Профессор разработал систему контроля качества, которую он внедрял на всех этапах производства — от проектных отделов до цехов. То есть каждый работник в компании становился участником процесса и мог внести лепту в её развитие.
Фото: Parradee Kietsirikul/istockphoto.com
Основные принципы концепции кайдзен
Философия, которая также позднее легла в основу методики Контроля качества QC, имела основную идею — бережливое производство. Оно основано на устранении процессов, ведущих к убыткам. В кайдзен важны оптимизация работы каждого сотрудника и упор на нужды потребителя.
Чтобы добиться подобного, необходимо было создать единый слаженный комплекс, где сохранились бы и мотивированность сотрудников, и удовлетворённость заказчиков.
Эти принципы помогли вывести методику в топ и сделать её одной из самых востребованных.
1. Ориентированность на клиента
Любое дело должно начинаться с анализа потребностей заказчика.
2. Непрерывное совершенствование
Методика предполагает, что никогда не стоит останавливаться на достигнутом.
3. Командная работа
Все сотрудники должны работать вместе на благо общей цели и быть вовлечены в процесс.
4. Поддерживающие отношения
Каждый сотрудник ценен и уважаем в коллективе. Доброжелательный микроклимат на рабочих местах обеспечивает слаженную организацию и повышает производительность.
5. Личная дисциплина и самоконтроль
Одни из важнейших элементов, обеспечивающих успех в любом деле. Согласно концепции, каждый способен воспитать дисциплинированность.
6. Брейншторм-группы
На предприятии организовываются группы, в которые входят сотрудники разных уровней для обмена идеями и скиллами.
7. Делегирование полномочий
Каждый сотрудник совершенствуется в рамках своей области знаний и имеет обозначенный объём полномочий.
Фото: Parradee Kietsirikul/istockphoto.com
Где можно применять методику Кайдзен?
Внедрение японской концепции за более чем 50 лет оценили уже множество компаний. Помимо упомянутой выше корпорации Toyota, кайдзен успешно используется для улучшения процессов производительности в компании Siemens.
Российские производства не так давно обратились к японской методике. Но уже активно внедряют её такие фирмы, как «КАМАЗ», «ГАЗ», «Балтика».
В бизнесе кайдзен направлен на улучшение управленческих и технологических процессов, повышение качества товаров и услуг, развитие корпоративной культуры, увеличение производительности труда, укрепление лидерства и командной работы.
Однако и в личной жизни концепция также вполне применима. Она помогает бороться с вредными привычками, улучшать физическое и психологическое здоровье.
Кайдзен может стать стимулом к переосмыслению жизненных целей и отношения к себе. Позволит развить эмоциональный интеллект и стрессоустойчивость благодаря отношению к возникающим проблемам не как к трудностям, а как к возможности улучшить свои навыки и проект.
Недостатки системы
Японская философия непрерывного улучшения учит людей структурированности и планированию, предлагая начинать новые дела с малых шагов, что позволяет избежать перегрузки. Такой подход способствует постепенному прогрессу и закреплению новых навыков и системы работы.
«В наше время такой подход становится единственно верным, чтобы вынырнуть из бесконечного количества уведомлений и сконцентрироваться на деле. С точки зрения менеджмента организации, внедрение принципов кайдзен приносит сплошные плюсы, ведь эта философия учит постоянному самосовершенствованию и открытости к обратной связи».
Однако для людей, предпочитающих быстрые и радикальные изменения, этот подход может показаться слишком медленным и недостаточно амбициозным.
Минусы кайдзена
1. Скорость изменений. Необходимо какое-то время, чтобы дождаться результата. Кайдзен может замедлить внедрение необходимых изменений, если слишком сильно сосредоточиться на мелких улучшениях.
2. Неприменима для стремительно развивающейся экономики. Существует риск, что акцент на постепенных улучшениях может уменьшить внимание к радикальным инновациям и крупным прорывам.
3. Человеческий фактор. Часто в процессы компании вмешиваются негативные стороны сотрудников: лень, недобросовестность, алчность.
Фото: mapo/istockphoto.com
Психологический аспект кайдзена
С точки зрения психологии кайдзен поддерживает развитие терпения, дисциплины и внимания к деталям. Он учит ценить процесс достижения цели, а не только саму цель. Это способствует улучшению эмоционального состояния и снижению уровня стресса.
Но важно не просто внедрять изменения маленькими шагами. Необходимо проводить большую профилактическую работу с тревогами сотрудников. То есть не просто давать задания, а объяснять доступно о предстоящих изменениях.
Ещё один важный момент, который особо выделен в концепции кайдзен, — мотивированность сотрудников. Согласно концепции, каждый работник в компании точно знает объём возложенных на него обязательств и стоимость своего труда. А также последствия, которые последуют за неисполнение. Прозрачность процессов в организации делает сотрудников более лояльными.
Кстати, проблема повсеместная в современных компаниях. Часто руководители не утруждают себя объяснениями процессов производства. Отсюда неинформированный сотрудник может совершать ошибки и показывать себя не с лучшей стороны.
Фото: leuviah/istockphoto.com
При этом многие руководители являются действительно умными и обладают огромными знаниями. Но зачастую не осознают, что для рядовых сотрудников информация о компании за пределами процессов, за которые они отвечают, может быть неинтересна.
Например, фармацевт может проработать 20 лет в аптеке и совершенно не волноваться о доле продаж в валовой выручке. Для руководителя это ежедневный отчёт, и, когда появится план по продаже, нужно показать, зачем это делается, как изменится выкладка в аптеке, как изменится премия сотрудника за оформление полок и так далее.
Поэтому посвящение сотрудников в дела компании на всех уровнях — очень важный шаг. Он поможет определить роль сотрудника в этом процессе, понять свои ценности и ценности компании. Такой разумный и экологичный подход многим кажется затянутым, но он приносит высокие результаты.
Таким образом, кайдзен — это мощный инструмент для личностного роста и улучшения бизнес-процессов. Он учит нас, что даже самые маленькие шаги могут привести к значительным изменениям в жизни и работе. Этот подход может быть адаптирован к различным сферам деятельности и типам личности, делая его универсальным инструментом для достижения успеха.
